Heb jij regelmatig het gevoel dat je meer kunt halen uit je bedrijf? Heb je het idee dat je efficiënter kunt werken, maar weet je niet hoe? Lees dan hier hoe je met de juiste systemen de efficiëntie van jouw bedrijf makkelijk kunt verhogen.
Product Informatie Systeem
Het Product Informatie systeem (pim systeem) kan je zien als de basis van je bedrijf. Met dat systeem kan je middels verschillende functies overzicht krijgen en behouden over artikelen, specificaties, afbeeldingen en prijzen. Het systeem wordt ook wel artikelbeheer genoemd. Vanuit een centraal systeem wordt je voorraad bijgehouden. Je kunt het pim systeem koppelen aan webshop software. Hierdoor is de voorraad in je webshop altijd actueel. Hiermee voorkom je dat je nee verkoopt, doordat de artikelvoorraad niet actueel is. Ook voorkom je met het pim systeem dat je iets verkoopt dat je niet op voorraad hebt. Dit scheelt teleurgestelde klanten. Bovendien scheelt het pim systeem je veel handmatig werk., Productmutaties die je maakt in het pim systeem zijn meteen zichtbaar voor je klanten. Met het systeem kan je uitgebreide informatie geven over de artikelen. Hoe gedetailleerder de informatie over je artikel hoe minder klanten je zullen bellen voor meer informatie. Dit bespaart je veel tijd dat vervolgens aan andere werkzaamheden kan worden besteed.
Order management system
Het gebruiken van het order management system (OMS) kan je veel tijd kosten. Met dit systeem worden je offertes automatisch omgezet naar een order en factuur. Dit scheelt je veel handmatig werk wat meestal tijdrovend is. Ook de offerte wordt bijna handmatig gemaakt. Zo worden uit de stamgegevens het ordernummer, datum, naam medewerker en de juiste btw code toegevoegd aan de offertes. Daarnaast kan het systeem ook klant specifieke orderregels en creditnota’s maken. Veel administratieve handelingen worden geautomatiseerd door dit systeem.
Andere manieren om efficiënt te werken
Naast het gebruik van de juiste systemen zijn er ook andere manieren om efficiënter te werken. Je kent vast de periodes waarin jullie alleen maar doorwerken en weinig stil staan bij wat en hoe jullie dingen aanpakken. Het is echter erg belangrijk om wel de tijd te nemen om dingen te evalueren. Op basis van wat er wel en niet goed gaat kan worden gekeken hoe werkzaamheden efficiënter kunnen aangepakt worden. Sommige zaken kunnen efficiënter worden uitgevoerd als je het uitbesteed. Als je bedrijf groter wordt is het daarom belangrijk om te kijken welke werkzaamheden jij zelf nog gaat en wilt doen en welke werkzaamheden je beter kunt uitbesteden.
Bij het gebruik van het pim systeem en order management system kan het nog efficiënter zijn om ook de bijbehorende webshop software te gebruiken. Systemen die voor elkaar zijn gemaakt werken immers efficiënter.
