Misschien heb je wel eens iemand horen praten over een zogehete “Virtual Dataroom” en vroeg je toen af wat dat precies was. Een Virtual Dataroom wordt ook wel “VDR” genoemd. Wanneer je bijvoorbeeld een bedrijf hebt en je wilt dit verkopen, dan kan een VDR goed van pas komen. In het onderstaand artikel kun je lezen wat een virtuele dataroom is, waar het voor wordt gebruikt, wie het nodig heeft en waarom.
In dit artikel:
Wat is een virtuele dataroom?
Een virtuele dataroom is een online opslagplaats van informatie die gebruikt wordt voor de opslag en het delen van documenten. Deze documenten kunnen worden georganiseerd, gedeeld en bijgehouden door de beheerders van de dataroom. Virtuele dataruimtes zijn ideaal voor het ondersteunen van lastige projecten en bedrijfsprocessen die niet in het openbaar mogen worden gepubliceerd.
VDR’s zijn een goede oplossing voor het delen van belangrijke financiële documenten, dossiers voor juridische procedures, etc. Een virtuele dataroom biedt ook gedetailleerd toezicht, hierdoor kunnen de gebruikers zien welke documenten door wie zijn bekeken. Naast hulp bij veiligheidscontroles is deze gedetailleerde informatie over gebruikers en documentactiviteiten vooral nuttig tijdens fondsenwerving, omdat het mogelijk maakt voor gebruikers om de interesse te meten die gedeelde documenten bij bieders of potentiële investeerders opwekken.
Waarom zou je een VDR willen gebruiken?
Het grootste voordeel van een VDR is de veiligheid die ontstaat als je weet dat je vertrouwelijke informatie niet door anderen kan worden bekeken tenzij je ze daarvoor toestemming hebt gegeven. De VDR’s mogelijkheden om grote hoeveelheden documenten te uploaden, de activiteiten van gebruikers en documenten te volgen en te controleren en specifieke gebruikersrechten in te stellen zijn heel belangrijk voor het goed en veilig delen van documenten. Kortom: bedrijven vertrouwen op de VDR om belangrijke documenten veilig te bewaren.
Wanneer mensen hun vertrouwelijke documenten buiten de firewall om moeten delen, is een VDR een ideale oplossing. Door de juiste regels in te stellen kun je makkelijk zorgen dat alleen de juiste mensen de gegevens op het juiste moment kunnen bekijken, en een makkelijk gebruikersinterface zorgt ervoor dat je snel door mappen en bestanden kunt zoeken, zodat ze snel de documenten kunnen vinden die ze nodig hebben en ze snel kunnen bekijken.
Wat kan een VDR mij bieden?
Een VDR heeft een aantal belangrijke mogelijkheden. Dit zijn de belangrijkste mogelijkheden die een VDR biedt voor het uitvoeren van transacties en het ondersteunen van belangrijke taken die te maken hebben met je bedrijf, zoals zorgvuldigheid en het uitvoeren van controle dat de wet niet overtreden wordt.
Veiligheid
In het algemeen bieden virtuele dataruimtes een vergelijkbare veiligheid als die van financiële instellingen en grote banken. Wanneer je een VDR gebruikt, betaal je voor de grootst mogelijke veiligheid van je belangrijke documenten. Dit zijn enkele van de mogelijkheden voor beveiliging en veiligheid die ervoor zorgen dat je vertrouwelijke informatie veilig is.
Controle
De bijzondere kenmerken van een virtuele dataroom zijn bedoeld om het risico van menselijke fouten te verminderen door een gebruiker in staat te stellen ervoor te zorgen dat de juiste mensen de juiste documenten kunnen bekijken. Verschillende beveiligingsmaatregelen kunnen door de beheerder worden ingesteld.
Gebruiksgemak
Wanneer een bedrijf duizenden bestanden moet bekijken is het belangrijk om al deze documenten goed georganiseerd te hebben. Wanneer de bestanden in de juiste mappen zitten kan iedereen die bij het proces betrokken is alle juiste bestanden snel vinden.
De juiste VDR-aanbieder
Het is belangrijk dat een VDR-dienst makkelijk te bereiken is, goed functioneert en helpt bij ondersteuning wanneer je eventuele vragen of problemen hebt. Zo’n VDR-aanbieder is bijvoorbeeld “Virtual Vaults“. Ze bieden een VDR tegen een eerlijke prijs en doen dagelijkse handmatige controles op de beveiliging van het systeem.
Wat ook makkelijk is, is dat ze via je webbrowser werken. Je hoeft dus niks te installeren.
Wanneer je dus veel werkt met betrouwbare informatie is het aan te raden om een Virtual Dataroom te gebruiken. Dit werkt makkelijker en je bent er zeker van dat jouw betrouwbare informatie veilig is.
